郵便珍話 - 郵便豆知識2 -  ★郵便やDM発送のご担当者必読

郵便珍話(DM発送代行・㈱アルファラン)

「郵便珍話」は郵便や宅配その他発送や情報通信にまつわる珍しい話や豆知識、最近の話題、一般的な疑問点などを話題にしたエピソードなどをコラム的に記載したものです。

郵便・DM発送のプロならではの視点をお楽しみください。

 

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「信書」について<Ⅰ>定義編

 

一般の人が日頃自宅の郵便箱に送られてくる配達物が「信書」に該当するか否かを考えることは少ないと思います。

しかし、送る側は常にそのことに注意をしていなければなりません。

 

2009年6月、郵便法で郵便事業会社(当時)以外の送達を禁じられた「信書」に該当する文書(※1)を、埼玉県職員が宅配便会社のメール便サービスを利用したとして2011年に県警が郵便法違反容疑で捜査をしました。

信書

この容疑で自治体が捜査されるのは極めて異例であり、ニュースは大きな波紋を拡げました。

 

以来、メール便サービスを行っている会社は預かる発送物の中身に神経を尖らせるようになり、伝票にも内容物を記載するよう要請されるようになりました。

最近ではコンビニでもメール便を扱う店舗があり、発送する内容や記載をめぐりお客さんと店員さんの間でのトラブルも多くはないにしろあるようです。

 

 

さて、この「信書」とはいったいどういうものを指すのでしょうか。

もともとは「信書」の定義については法律に定めがなく、戦前からの判例により「信書とは通信文を包括する文書なり而して通信とは特定の人に対し自己の意思を表示し若くは或る事実を通知するの謂なる」と示されてきました。

 

その後、信書便法制定とともに、郵便法を改正し、次の内容に定められました。

 

特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書をいう。

 

これだけではなかなか「信書」の定義が今一つつかめません。そこで総務省は平成15年総務省告示第270号にて「信書に該当する文書に関する指針」を定めました。

同指針では、以下の3点が信書の判断基準になるとしています。

 

①「特定の受取人」とは、差出人がその意思の表示又は事実の通知を受ける者として特に定めた者であり、

②「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、差出人の考えや思いを表し、又は現実に起こり若しくは存在する事柄等の事実を伝えることであり、

③「文書」とは、文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことであるとされています。

信書該当

(ただし、CD等の電磁的記録物は、それに記載された情報が人の知覚によって認識できないものであるので、信書には該当しないとされています。)

 

このように見ていきますと、単に手紙形式の文章(拝啓・敬具等)が記載されているからといって信書に該当する訳ではなく、また同一内容で大量に発送されるDMであっても特定の受取人に対して事実を通知する内容ならば信書に該当するということです。信書該当せず

 

例えば、文面(宛名ではなく)に記載された内容に「株式会社アルファラン 御中」といった表現をした場合、アルファランという法人に意思の表示又は事実の通知をしていることとなるため、「信書に該当」するのです。

 

また、個人情報があるからといって必ずしも信書に該当するとは言えないのです。

 

こういった形で、ケースバイケースで見ていかないとなかなか理解し判断することはできません。

左の表は一般的に信書を説明する際に出てくる内容ですが、単にこの表だけを見ていても判断できるものではなく、あくまでそのケースごとに先ほどの3点に当てはめて判断されるべきものです。

(ダイレクトメールについては表の両方に記載がありますが、信書の該当がまさに内容によって判断されるべき典型例です。)

 

念のため、信書についての説明サイトを紹介いたします。

(郵便局)信書に該当するものを教えてください。

(総務省)信書のガイドライン

 

それでは、次号<Ⅱ>は上記の内容をもとに、ケーススタディをしていきます。

 

 

※1:平成15年4月に信書便法が施行され、許可された民間事業主にも信書の取り扱いが可能となりました。

(2013.9月)

 

 

 

「信書」について<Ⅱ>ケーススタディ編

 

手紙を書く女性さて、前回、「信書」の定義について述べました。

「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書をいう。」
の判断基準のポイントは、

①「特定の受取人

②「意思を表示し、又は事実を通知する」

③「文書

でした。この内容をもとに、ケーススタディをしてまいりましょう。

 

【ケース1】「履歴書の送付」

たとえば就活の際に、会社に履歴書などを送りますが、応募者が履歴書を会社に送る際は”企業の募集に応じる(応募)という事実を通知した文書”とみなされるため「信書」に該当します。

ところで、その履歴書を応募者に返却することがありますが、単に会社側が応募者に返送する場合には”その履歴書そのものには事実の通知がない”として「信書に該当しない」のです。ただし、合否通知と一緒に送付するなど”通知の意図”がある場合は”事実の通知”ですから通知文が信書に該当するわけです。

このケースは、「履歴書=信書」とは言い切れない例です。旅行申込書の控えを旅行会社から申し込んだ顧客に送付する場合も同様です。

 

【ケース2】「取引先の契約書・請求書」

顧客・取引先から自社あてに届く契約申込書や請求書は、自社に対して顧客・取引先の意思を示し、又は事実を通知する文書であるため、信書に該当します。これは、会社に到達した時点で信書の送達は完了することになります。
ところで、自社あての契約申込書や請求書について、例えば本社経理部等で受付処理をしているのであれば、その本社経理部が受け付けた時点で顧客・取引先の意思の表示又は事実の通知が会社に到達し信書の送達が完了です。その「信書の送達が完了」した後の契約申込書や請求書をそのまま本店経理部から支社に送付する場合は、信書の送達には該当しません
なお、本社経理部にて受け付けた契約申込書や請求書に付記したり、添付するなどにより、支社に対して「申込書の内容確認をしてほしい」とか、「取引先への代金支払は支社にて行ってほしい」等という本社経理部の意思が表示されたものを支社に送付する場合は、信書の送達に該当します。

 

【ケース3】「証明書の送付」

例えば、自分が務めている会社に「在職証明書」の発行を依頼した場合、その証明を行う者(会社)からその証明書を受ける者(自分)に対して送付する場合は、差出人(会社)から特定の受取人(自分)に対して意思(証明)を表示し、又は事実(在職)を通知する文書(証明書)であるため、信書の送達に該当します。
一方、証明書を受けとった者(自分)が、その証明書の原本やコピーを単に他所(例えば家族)へそのまま送付する場合は、信書の送達に該当しません。(ケース2と類似)

 

【ケース4】「ダイレクト・メール(DM)」

DMで、文書自体に受取人が記載されている文書の場合、例えば、○○様(個人・法人)・◇◇会員の皆様・△△購読者の皆様・▽▽高校卒業生の皆様など、文書自体が受取人を特定していることが明らかで、その特定の受取人に対して意思を表示し又は事実を通知する文書となるため信書に該当します。

ただし、「お客様各位」ならば”該当しない”のです。実際のお客様かどうかにかかわらず商取引上の慣用語として使用されていることから、この文言のみでは受取人を特定しているとまではいえないわけです。その場合は、次の【ケース5】のように文面の内容自体が論点となります。

 

【ケース5】「契約関係にある文面」

商品の購入等利用関係があることを示す文言や契約関係等が示されている文面の場合、例えば、「先日は、弊社●●石鹸をご購入いただきありがとうございます・・・・・」といった内容は信書に該当します。

しかし、「日ごろ御利用いただきありがとうございます。」ならば実際の利用の有無にかかわらず商取引上の慣用語として使用されていることから、このような文言のみでは商品の購入等利用関係があることを示す文言には該当しないとされます。

 

【ケース6】「会員へのアナウンス」

□□ファンクラブの会員に、もうすぐ会員有効期限が切れるという事実を通知して契約継続を促す内容の文面は信書に該当します。

その他、会員カードのポイント通知に併せた特別売り出しの案内や車検満了の通知に併せた車検割引の案内なども該当します。

 

【ケース7】「宅配便の添え状・送り状」

商品を宅配便で納品する際に、貨物の授受・代金に関する簡単な通信文を同梱した場合、無封であれば”該当しない”になります。郵便法第4条第3項但書にて、信書であっても貨物に添付する無封の添え状又は送り状については、運送営業者による送達が認められているのです。

ただし、荷物とは関係のない通信文は”該当”です。別途商品の案内やキャンペーンの案内などが記載されている場合は単なる添え状・送り状の域を超えて「商品が主・添え状が従」の関係にならず「添え状が主・商品が従」となるため、信書とみなされるわけです。

尚、「無封」とは、「封筒等に納めていない状態」、「封筒等に納めて納入口を閉じていない状態」のことで、封筒等に納めて納入口を閉じている場合であっても透明で内容物を透視することができる状態や、封筒等の納入口付近に「開閉自由」等の記載をし運送営業者等が内容物の確認のために任意に開閉しても差し支えないものであることが一見して判別できるようにしてある状態も「無封」に含まれます。

 

【ケース8】「チラシ・キャンペーンDM」

街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシは信書に該当しません。来店した顧客に手渡すなどにより不特定の者に配布されている店舗移転のお知らせを他の顧客に送付する場合や、店舗やロビー等に置いて関心を持った者に自由に持ち帰らせるなど不特定の者に配布されているイベント・セミナー等の案内チラシを取引先に送付する場合などです。

ただし、会員限定キャンペーン等のDM、例えば会員限定のセールの開催案内を会員に送付する場合は”該当”です。

 

【ケース9】「親展」

封筒に「親展」と記載されているからといってすべて信書になるとはかぎりません。信書に該当するか否かは、その封筒に収められた文書の内容が特定の受取人に対して”意思を表示”したり、”事実を通知”するものであるか否かによって判断されます。

 

【ケース10】「本店から支店へまとめて送付」

会社から各従業員に対する「意思を表示したり、事実を通知する」文書を、本社において全従業員分を一括作成し、支店等に所属する従業員分をまとめて送付する場合には、本社からその支店等への送付については、これにより会社が意思を表示したり、事実を通知するものではないため、信書の送達には該当しません。

ただし、その支店等においてその文書を各従業員に交付する場合は信書の送達です。

 

【ケース11】「設計図面」

家の設計図面や施工図は、単にその施工に携わる者が参照するために作成されるものであれば、特定の者に対し意思を表示し又は事実を通知する文書ではないため、信書には該当しません。

 

【ケース12】「論文など」

作文、俳句、卒業論文、講習会冊子、裁判記録などは、広く一般に自らの考えや研究成果を知らしめるために作成される文書であるため、信書には該当しません。

 

【ケース13】「取扱説明書」

市販されている製品の取扱説明書などは、広くその製品の使用者一般に対して、その製品の使用方法や注意などの意思を表示し、又は事実を知らせるものであって、特定の受取人に対するものではないため、信書には該当しません。市販されている医薬品や家庭用・事業用の機器、ソフトウェアなどの取扱説明書、約款、目論見書なども同様です。

尚、顧客に送る商品サンプルも、文書ではないため信書には該当しません。

 

【ケース14】「プレゼント」と「ラブレター」
お付き合いをしている彼女に、どんなに愛しているかを書いたラブレターをプレゼントと一緒に宅配便で送った場合、「彼女への想いを綴ったラブレター」 = 「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文」ですので「信書」に該当しますし、宅配便の添え状の範囲を大きく逸脱しているため、同梱することは違法です。

尚、プレゼントの単なる明細や簡単な説明書であれば無封ならば同梱可能です。

 

【ケース15】おまけ

・信書をFAXや電子メールで送付しても、物理的に送達されるわけではないため郵便法違反ではありません。(関連がありません。)

・CDやUSBメモリーに入れた信書を送付しても問題ありません。記載された情報が人間の知覚によっては認識できず、PCなどを介さなければ内容がわからないものだからです。

・バイク便で信書を送付する場合、そのバイク便業者が特定信書便事業許可を得ていて、一定の条件をクリアしていれば可能です。

・納税に関する書類を「ゆうメール」で送るのはNGです。納税関係書類は信書ですが、そもそも「ゆうメール」は郵便には該当しない運送サービス類です。

・郵便局の「レターパック」で近況を知らせる手紙を送るのはOKです。しかし、郵便局の「ゆうパック」で送る場合は添え状であっても内容物に関係のない手紙ですのでNGです。

 

 

長々書きましたが、「書は言を尽くさず、言は意を尽くさず」ですから、送付する文面が真意とは違う受け取られ方をすることもあります。信書か否かの判断に迷う場合は最寄の郵便局に直接お問い合わせ頂いた方が宜しいでしょう。

 

(2013.9月)

 

 

敦煌莫高窟(とんこう ばっこうくつ)と生きた証

 

敦煌(とんこう)というと何をイメージするでしょう。

シルクロード、仏教、美術 ctc…

 

中国・敦煌の名がとくに有名になったのは、20世紀に入ってからのこと。

敦煌 莫高窟

鳴沙(めいさ)山東麓に仏教の大石窟群、敦煌莫高窟(ばっこうくつ)があり、仏洞から大量の経巻や古文書、書画の類が大量に発見されました。

世界の東洋学者・仏教美術の研究者に与えた衝撃はいかばかりであったでしょうか。

 

現存する莫高窟の壁画のほとんどには、天空を優雅に舞う「飛天」が描かれ、砂漠の中のオアシスを彷彿とさせてくれます。

莫高窟 飛天

ウィキペディアによると、莫高窟が作られ始めのは五胡十六国時代に敦煌が前秦の支配下にあった355年あるいは366年とされるそうです。 その後の元代に至るまで1000年に渡って彫り続けられたとのこと。

 

 

日本では、井上靖氏の小説「敦煌」が有名。

これは貴重な経巻類の史料を元に、想像の限りを尽くした壮大な歴史ロマン小説です。

莫高窟が1987年に世界遺産に登録された翌年、1988年にこの小説が映画化されました。画面一杯に広がる莫高窟の雄姿には今でも圧倒されます。

 

舞台は、11世紀初頭の勢い盛んな西夏、その西夏によって滅ぼされた敦煌の町。

人生に行き詰り時代に流され生きて来た青年が、最期を覚悟した時に「歴史の流れの中に自分の生きた証を残したい」と願望します。

そして、彼が最期にとった行動とは、莫高窟の仏教経巻を隠し戦火から守るという、小さな試みでした。

自身の存在などとるに足らないものかもしれない。

しかし、莫高窟で作業する無欲の人々に接し、自分も尊いものに身を捧げることで、永遠の時の流れの中に自らの存在意義を見出したかったのかもしれません。

 

この小説の登場人物は架空ですが、膨大なる時を隔てての現実の大発見は、当時の無数の人々の莫高窟に込めた思いが結実したものであることは間違いないでしょう。

 

(2013.9月)

 

 

 

宛名の印字と住所表示

 

弊社のような郵便やDMの発送代行業務を行う会社では「宛名印字」が必須の業務ですが、その際に大変に気を遣う内容(個人情報の取り扱いは当然として)があります。

宛名 アルファラン

それは、「文字の長さ」です。

通常、法人宛ての住所の印字の場合、

①「郵便番号」

②「住所」

③「会社名」

④「部署」

⑤「役職」

⑥「担当者名」

⑦「敬称」

といった内容になります。割引や要望によってはID番号やバーコードなどを配置します。

 

レイアウトするときのバランスも考慮しますが、何より必要情報が全て印字されなければいけません。

ところが、業者泣かせなのが「住所」です。

「都道府県」+「行政区」+「町村」だけでも長い場合がある上、集合住宅の場合は要注意です。

更には、「通りや地域の由来の名称」が入る場合があります。

その代表が京都の中心部でしょう。

 

「京都府京都市上京区西社町智恵光院通り芦山寺上る西入る西社町」

こんなに長い住所もありました。

 

どうしてこのような住所表示になるのでしょうか。試しに、Webで「中京郵便局」を検索してみました。

 

【中京郵便局】

「京都府京都市中京区三条通東洞院東入る菱屋町30番地」

この長い文字を分解しながら、地図で見ると少しだけ住所が長い理由がわかります。

中京郵便局

 

(1)京都市中京区

(2)三条通東洞院東入る

(3)菱屋町

 

本来ならば、(1)+(3)で構成されるのが一般的な住所ですが、そこに(2)すなわち、

「三条通り」と「東洞院」のところを「東」に「入(い)る」

という動詞が住所に含まれていることがわかります。

これこそが、京都の特殊事情なのです。

確かに地図で見ると、「三条通り」と「東洞院通り」の交差する近辺に(3)菱屋町という一角があります。

 

この(2)の表現を抜きにして正しい住所を他人に教えることは相当困難なようです。そもそも(3)の町のエリアはあまりにも細かく覚えている人の方が少ない、または、ほとんど同じような町名が多数あることなどもその理由のようです。

京都の中心部では、場所を示す際にこういう表し方を伝統的に行ってきたのでしょう。

 

その他の表現として、

『東入(い)ル』・・・・・東へ行く

『西入(い)ル』・・・・・西へ行く

『上(のぼ・あが)ル』・・北へ行く

『下(くだ・さが)ル』・・南へ行く

 

いずれも動詞であり、行動や言葉の持つ意味合いが生活の中で重要であることがうかがえます。

 

もう少しWebで調べていくと、こんな内容の記載がありました。

 

京都の人に道をたずねたら、

「ソコどしたらココを上がらはって一筋目を東に入ったトコですわ」

これは京都市中心部の道が、ほぼ碁盤の目のようにまっすぐに伸びているためです。

 

例えば、四条烏丸(しじょうからすま)といえば四条通りと烏丸通りの交わるポイントを示すもので、その地点から東西南北のどの方向へ行くのか?というものだそうです。

 

そして、各通りの名前にさえ慣れてしまえば非常に便利なようです。

 

尚、「四条烏丸」という表記の場合は四条通りに面し、「烏丸四条」の場合は烏丸通りに面している事が多いとのこと。

 

「東京都港区第一京浜マッカーサー上ル新橋2丁目・・・(第一京浜(国道15号)沿でマッカーサー道路(環状2号線)から北上)」

どうでしょう、弊社の住所も通りの名前で特定できそうですか?

 

(2013.11月)

 

 

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